Ik heb in de loop der jaren al een aantal handboeken projectmatigwerken met de nodige formats voorbij zien komen. Tot in de puntjes uitgedacht maar volledig onwerkbaar. Drie jaar gelden hebben we deze symbolisch allemaal afgeschaft en zijn we veel meer gaan sturen op het nemen van eigen verantwoordelijkheid en inhoudelijke kennis. Maar ja, dan moet je kunnen accepteren dat er soms toch wel eens wat fout kan gaan. Gelukkig al weer een tijd gelden, maar daar was natuurlijk gewoon het wachten op, juist bij die opdrachtgever, bij dat project en die werknemer. Als het ware een vliegtuigongeluk waarbij altijd een opeenstapeling van oorzaken het ongeluk tot gevolg heeft. Net als bij zoveel gemeentelijke organisaties worden wij dagelijks geconfronteerd met meer doen met minder mensen, met een hogere kwaliteit en minder risico.

Dit jaar is risicomanagement in ons teamplan het onderwerp waar we met elkaar aan gaan werken. Ik hou echter mijn hart vast dat we niet weer gaan vervallen in een opeenstapeling van regels en projectmatig ingegeven protocollen. Hoe kan ik daar nu een draai aan geven? Ik ben daar al een tijd in mijn achterhoofd mee bezig en nu valt mijn oog op een artikel van Martin van Staveren in het blad Binnenlandsbestuur. Martin is Docent risicomanagement aan de UT Twente. Hij geeft hierin tien tips die makkelijk zijn in te passen in de bestaande projectmatig werken processen. Ik heb op basis van zijn tips eens gekeken hoever ik vind dat we binnen mijn werkgebied zijn:

1. Pak het eenvoudig aan. In feite komt het hierop neer: wat zijn de risico’s die je doelen bedreigen, hoe groot zijn ze en wat ga je er aan doen? Bij risicogestuurd werken draait het erom om deze vragen te beantwoorden en waar nodig actie ondernemen. Soms is bewust niets doen overigens een prima optie. Ik zie in de huidige werkwijze dat we dit doen!

2. Ga uit van doelen. Zonder doelen heb je dus geen risico’s, en ben je doelloos bezig. Heldere doelen zijn dus het startpunt voor het omgaan met risico’s. Af en toe doelen bijstellen hoort daar ook bij. Het mooie hierbij is dat we dat inderdaad vast weten te leggen in onze afspraken die we maken met onze opdrachtgevers.

3. Kijk verder dan de financiële effecten. Optredende risico’s kosten niet alleen geld maar heeft ook effect op de reputatie van de organisatie. Daar zit zeker nog een leerpuntje. De politieke effecten zijn een belangrijke maar ook het in de loop der jaren zorgvuldig opgebouwde vertrouwen met onze interne opdrachtgevers is belangrijk. Ik stapt hier met zoveel techneuten in een organisatie soms te makkelijk overheen.

4. Stop met standaardisatie. Er zijn nogal wat organisaties die het omgaan met risico’s willen standaardiseren. Eén aanpak en protocol voor het hele bedrijf, met de bijbehorende spreadsheet. Dit gaat voorbij aan de verschillende werkwijzen binnen dezelfde organisatie. Risicogestuurd werken betekent omgaan met risico’s inbedden in al bestaande werkprocessen. Standaardisatie, hoe aantrekkelijk het ook lijkt, is dan niet altijd functioneel. Dit is een herkenbare bedreiging binnen de organisatie waar niet in alle gevallen oog voor is.

5. Benut diversiteit. Eén van de pijlers voor het effectief omgaan met risico’s is openstaan voor verschillen in risicoperceptie. Verschillende personen schatten op basis van dezelfde informatie risico’s verschillend in. Dit is geen kwestie van goed of fout, maar van anders. Door diversiteit te organiseren krijg je verschillende visies op risico’s, en daarmee meer mogelijkheden om de optimale aanpak te bepalen, gegeven je doelen. Hier herken ik de levendige discussie terug in projectgroepen. Eigenlijk ben ik wel trots op de diversiteit binnen het team en dat iedereen ook mag zijn wie hij is.

6. Organiseer eigenaarschap. Iedereen heeft het waarschijnlijk al druk genoeg en weinigen zullen zich spontaan over een risico bekommeren. Totdat het is opgetreden… Maak daarom duidelijke afspraken wie verantwoordelijk is voor welke risico’s, evenals dat voor doelen of ‘targets’ gebeurt. Ik denk dat we dat niet expliciet genoeg doen. We gaan er denk ik maar voor het gemak vanuit dat de projectleider hier maar voor verantwoordelijk is. Ik vraag me af of dat in alle gevallen wel op gaat.

7. Nodig uit. Dit hoort bij de voorgaande tip over eigenaarschap. Afdwingen werkt zelden, en al helemaal niet als het over iets gevoeligs als omgaan met risico’s gaat. Iedereen een dagdeel cursus laten volgen en dan verplicht risicogestuurd werken is geen optie. Mooi… dat waren we net NIET van plan. We willen namelijk 4x per jaar een bijeenkomst organiseren waar we het gaan hebben over de projecten die we op dat moment onder handen hebben. We kijken dan achteruit maar ook vooruit. Welke informatie kunnen we aan elkaar doorgeven zodat we leren van de ‘fouten’ van een ander.

8. Vertrouw meer en tolereer minder. Te vaak wordt risicomanagement gebruikt als instrument voor verantwoording, dan als hulpmiddel om onder onzekerheid doelen te realiseren. Vertrouw op de professionaliteit van managers en medewerkers. Als ze verantwoordelijk zijn voor doelen, dan zijn ze dat ook voor de bijbehorende risico’s. Ik merk dat er toch een bepaald format in is gekropen dat als instrument voor verantwoording wordt gebruikt. Vertrouwen moet je toch verdienen door te werken aan de relatie en wederzijdse verwachtingen na te komen. Heldere communicatie is hierbij belangrijk. De afgelopen jaren zijn hier al belangrijke stappen in gemaakt. Wel een onderwerp om goed in de gaten te blijven houden vanuit mijn rol als manager.

9. Beperk de omvang. Hoeveel risicomanagement is genoeg? Hoeveel risicorapportage is functioneel, zodat het geen papieren tijger wordt? Dit zijn relevante vragen om te vermijden dat risicomanagement te groot en te ingewikkeld wordt gemaakt. Keep it simple!

10. Laat onzekerheid toe. Dit raakt het hart van risicogestuurd werken. Het gebruikelijke risicomanagement wil wel eens de indruk wekken dat daarmee alles onder controle is. Laat het los! Opmerking naar mijn hart en ik zie dat het soms wat verwonderende blikken oplevert.

De conclusie is toch wel dat risicogestuurd werken betekent dat je gegeven de omstandigheden optimaal moet omgaan met risico’s en daarbij zult moeten accepteren dat er echt nog wel eens wat mis gaat. Volledige controle over onzekerheid is een illusie.