Iedereen heeft er wel een mening over maar de trend in overheidsland is nog steeds, meer doen met minder eigen mensen en meer overlaten aan de markt. Soms is regie een bewuste keuze maar steeds vaker is het gewoonweg pure noodzaak omdat er binnen een gemeentelijke organisatie simpelweg niet genoeg mensen meer zijn. Er zijn echter voor- en nadelen, er zijn successen en mislukkingen maar het blijft echt een aandachtspunt om goed na te denken voordat je een organisatie ombouwt tot een regiegemeente. Want het gaat niet vanzelf. Hieronder tien aanbevelingen waar je rekening mee moet houden bij deze cultuurverandering.

1. Onderken de cruciale rol van goed opdrachtgeverschap

De rol als opdrachtgever is erg belangrijk voor het slagen van het project. Maar waar moet je op letten om een goede opdrachtgever te zijn?

• wees in staat om een goede opdracht te formuleren
• zorg voor een heldere taakverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer
• stel criteria op voor goede opdrachtnemers
• richt werkprocessen goed in, met name de politiek-bestuurlijke besluitvorming
• je bent als opdrachtgever een professional, gedraag je ook zo!

2. Richt het contractmanagement professioneel in

Een veelgehoorde klacht is: “De markt is er niet klaar voor”. Misschien was dat in het verleden het geval. Inmiddels zijn er veel marktpartijen die de ervaring en de nodige competenties hebben. De vraag is, ben je als opdrachtgever in staat om de juiste partijen te vinden? Dat vraagt om professioneel contactmanagement om de juiste selectie te kunnen maken. Hiervoor is kennis nodig op het gebied van:

• het selecteren van opdrachtnemers
• verschillende contractvormen, en hoe je hier mee om moet gaan
• uitbestedingen, als je extern hulp moet inschakelen
• aanbestedingsprocessen

3. Zorg voor een goede kwaliteitsbeheersing in het hele proces

Eigen medewerkers zijn, omdat ze er nu eenmaal dichter op zitten, beter in het uitvoeren van inhoudelijke controles. De valkuil is dat eigen mensen uiteindelijk zelf de complete kwaliteitscontrole blijven doen en daardoor overbelast worden. Eigen mensen moeten zoveel vertrouwen krijgen dat ze ook echt ‘los’ kunnen laten. Men moet het gevoel krijgen dat er grip op de kwaliteit van het resultaat is. Dit vraagt van de eigen organisatie:

• het vooraf bepalen van succescriteria
• het inrichten van externe kwaliteitsbeheersing (Rijkswaterstaat noemt dat Systeemgerichte Contract Beheersing)
• dat er een visie is op het gebied van verificatie en valuatie
• dat men het onderscheid weet tussen systeem-, proces- , en producttoetsen

4. Focus op ‘front-end loading’ ofwel pre-project-planning

Nog te vaak komt het voor dat bij de aanvangen het project er een gebrek is aan goede informatie: kadastrale gegevens, ligging van kabels en leidingen (proefsleuven?), resultaten van eerder grondonderzoek, de toestand van bestaande infrastructuur. Het is zelden op tijd beschikbaar voor de externe partijen. Soms heb je die gegevens simpelweg ook nog niet. Het is daarom belangrijk dat er vooraf goede afspraken worden gemaakt over het werken met aannames en het verifiëren daarvan. En niet in de laatste plaats over de planning en procedures bij wijzigingen als gevolg van nieuwe informatie.

5. Ontwikkel risicomanagement vaardigheden in alle lagen van de organisatie

Als je onderzoek doet bij projecten die uit de hand zijn gelopen, dan blijken er altijd al waarschuwingssignalen te zijn geweest die niet adequaat zijn opgepakt of zijn herkent. Er zijn ook altijd medewerkers die al lang van te voren tevergeefs hadden gewaarschuwd. Een gewaarschuwd mens telt pas voor twee als er een integrale aanpak is met betrekking tot risicomanagement. Leuk om te onderzoek, kijk wat je eigen risicoprofiel is. Het blijkt dat namelijk dat iedereen anders met risico’s omgaat.

6. Fundeer alles op een plan- en projectmatig werken-mentaliteit in je eigen organisatie

Regiematig werken stelt hoge eisen aan de eigen organisatie en of die nu veel of weinig ervaring heeft met projectmanagement (en procesmanagement, programmamanagement, portfoliomanagement, etc.). Het valt of staat met de juiste mentaliteit van de betrokken medewerkers. De projectvolwassenheid van de organisatie en haar mensen is af te lezen aan:

• resultaatgerichtheid
• pro-actief
• systematisch
• kritisch; eerst nadenken dan doen
• beheersen van budget,tijd, scope en kwaliteit
• standaardisatie mogelijkheden benutten

7. Investeer in de ontwikkeling van je medewerkers

Zolang de medewerkers het gevoel blijven houden dat vroeger alles beter was, blijft het invoeren van regelmatig werken een heel moeilijk traject. Je moet het zien te vervangen door nieuwsgierigheid naar hoe het ook anders kan. De juiste investering in de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers kan hierbij helpen. Goede onderwerpen voor een training zijn:

• goed opdrachtgeverschap
• persoonlijke effectiviteit
• onderhandelingsvaardigheden
• timemanagement

8. Wees je ervan bewust dat samenwerken een kunst is

Natuurlijk ligt het altijd aan de ‘ander’ als het fout gaat. Tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers zijn er over en weer veel vooroordelen. Die kunnen tot flinke problemen leiden als daar niet op tijd aandacht aan wordt besteed. Het wederzijds respect en vertrouwen komt niet vanzelf. Een goede samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vereist aandacht aan beide zijden voor:

• strategische doelen moet op elkaar aansluiten
• organisatorische moet er een logische taakverdeling zijn
• operationele processen moeten op elkaar aansluiten
• snap elkaars organisatie cultuur, spreek elkaars taal
• er moet een persoonlijke klick zijn, een basisvertrouwen

9. Werk aan een ‘lerende organisaties een echte veranderkundige opgave

De invoering van regiematigwerken kost tijd, meestal meer tijd dan van te voren was bedacht. Essentieel is, dat er sprake is van een positieve ontwikkeling waarbij medewerkers en organisatie groeien in hun nieuwe rol. Dat is een echt veranderingsproces en het heeft ook aandacht nodig. Daarbij behoren een aantal veranderkundige punten zoals:

• gun elkaar de ruimte om te experimenteren
• ruimte voor wederzijdse feed-back
• bijtijds inplannen van procesevaluaties
• inplannen van inhoudelijke evaluatie momenten (Stage Gates)

10. Help elkaar bij de invulling van omgevingssensitiviteit

Helaas zijn er voorbeelden te over waarbij de overlast van gemeentelijke projecten de bewoners en de ondernemers te groot is geworden: ze vertrokken en/of gingen failliet. Met name in de afgelopen crisisjaren waren winkeliers bij reconstructieopgaven het slachtoffer . Dat terwijl de opzet was geweest hierdoor de locatie economie juist te steunen. Zorg er voor dat medewerkers voldoen deskundig zijn op het gebied van en/of aandacht hebben voor:

• klantgerichtheid
• participatie
• draagvlakontwikkeling
• stakeholdermanagement

Bovenstaande punten zijn zeker nuttig voor een regiegemeente maar ze zijn net zo goed van toepassing op ieder andere (gemeentelijke) organisatie. In de praktijk is iedere gemeentelijke organisatie nu al op een bepaalde manier al met regie bezig. Het is belangrijk om te realiseren dat dienstverlening niet altijd te standaardiseren is. Het is maatwerk!

Het is naïef om te denken dat de markt het zomaar ‘even’ kan overnemen. Denk na over waar het fout kan gaan. Immers de wet van Murphy’s zegt dat het daar dan ook fout zal gaan. Denk na over hoe conflicten kunnen en dus zullen ontstaan. Doordenk vooral ook de consequenties van de gedwongen winkelnering op alle organisatieniveaus. En ga er bij dit alles bovendien van uit dat niet alles te voorzien is.

Meer lezen? Kijk even op mijn website: www.lbbrhzn.nl.

Bronvermelding: Met toestemming van Ernst Molier (Witteveen+Bos) heb ik deze tien aanbevelingen mogen gebruiken.