Iedereen heeft er binnen zijn werk wel ergens eentje in een kast staan. Een kwaliteitshandboek! Ze zijn bedoeld om er voor te zorgen dat de kwaliteit van de producten en diensten gegarandeerd wordt. Maar wees eens eerlijk? Hoe vaak worden die mappen en klappers nu eigenlijk geraadpleegd?

Handboeken afschaffen ruimt op

Ze staan alleen maar in de kast en niemand kijkt er in. Binnen mijn afdeling hebben we ze enkele jaren geleden symbolisch allemaal afgeschaft. In ons geval was dat een klapper vol werkafspraken en standaard formats van van alles en nog wat. In de praktijk waren ze volledig achterhaald en verouderd.  Je krijgt ook geen voldoening van het op orde houden van de “standaard”. Het is volgens mij ook met stip één van de minst geliefde taken binnen een organisatie. Het levert vooral veel discussie en gedoe op en op zo’n klus zit niemand te wachten. Met als logisch gevolg dat het niet meer wordt bijgehouden en de gegevens snel verouderen. Afschaffen dus!

Handboeken houden de organisatieontwikkeling tegen

Als je eenmaal een handboek hebt dan hoef je zelf niet meer na te denken. Alles is vastgelegd en er is al voor je nagedacht. Er is bijna geen ruimte meer voor creativiteit en innovatie. Een handboek heeft als doel efficiënter te kunnen werken. In de praktijk komt daar echter niet zoveel van terecht. De standaard oplossing blijkt vaak helemaal niet zo standaard te zijn. Ieder project is uniek en vraagt om creativiteit en doorzettingsvermogen. Een handboek voegt dan niet zoveel toe. Beter is het om te werken op basis van gezond boeren verstand. Uiteindelijk zijn van alle producten die gemaakt worden ergens wel standaarden of normen te vinden die het vangnet kunnen zijn voor de veiligheid die een organisatie schijnbaar nodig heeft.

Opluchting

Sinds de afschaffing is er geen discussies meer geweest over het al dan niet afwijken van een bepaalde standaard. Er wordt vaker een goed gesprek gevoerd waarbij inhoudelijke kennis belangrijk is. Ook het schuldgevoel, dat je weet dat er ontwerpuitgangspunten ongebruikt in de kast staan ebt weg. Er is geen “alwetend persoon” meer die zijn of haar kennis in een handleiding heeft gestopt. Het levert ontwerpvrijheid op, onderbouwd met een gezonde dosis verantwoordelijkheidsbesef.  Innovatieve ideeën poppen op en worden met elkaar gedeeld.

Niets blijft altijd hetzelfde

Dat is dan wel allemaal leuk en aardig maar ik merk wel steeds vaker dat ik ook wel een behoefte heb om onderling wat meer afspraken te maken en vast te leggen. Het gaat meer  over “hoe doen we dat ook al weer”. Denk aan een afvinklijstje om te controleren of je niets vergeten bent. Of een format van een plan van aanpak, een template voor een snelle Excel planning of een financieel overzicht.  Waarom het wiel opnieuw uitvinden als iemand anders het al heeft uitgezocht?

Of dat weer gaat leiden tot een nieuw handboek? Wie weet… Maar het is wel anders dan voorheen. Het is minder star, het gaat veel meer om het delen en het snel kunnen vinden. Mocht het toch weer leiden tot een nieuw (digitaal) handboek dan is dat omdat het tegemoet komt aan een behoefte. Het wordt niet van bovenaf opgelegd. Als blijkt dat het na een tijdje niet meer gebruikt wordt dan schaffen we het wel weer af.

Kwaliteit zit niet in een handboek. Kwaliteit gaat om betrokkenheid, verantwoordelijkheidsgevoel en inhoudelijke kennis. Als we elkaar weten te vinden en het werk met elkaar goed doornemen is kwaliteit verzekerd. Echt waar!