Ik ga het eens proberen, dat met het touwtje uit de brievenbus. Jan Terlouw raakte mensen met zijn pleidooi op tv voor meer vertrouwen in de samenleving, zoals vroeger toen je het touwtje nog uit de brievenbus kon laten hangen. Maar kan dat eigenlijk wel? Zijn opdrachtgevers en opdrachtnemers er klaar voor om dat vertrouwen aan elkaar te geven?

Laatst was ik op uitnodiging van een regionale aannemer, met nog 80 andere ambtenaren aanwezig bij een presentatie over twee succesvol verlopen bouwteamtrajecten. Ik was onder de indruk van het enthousiaste verhaal dat verteld werd door twee inhoudelijk kundige collega’s. Een bouwteam waarbij kwaliteit en samenwerken het uitgangspunt is, geeft klaarblijkelijk bij zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer heel veel positieve energie en werkplezier. Ik vraagt mij dan af waarom overheden niet vaker met een bouwteam gaan werken als de ervaringen zo positief zijn.

In het debat na afloop werd de volgende vraag gesteld: “Wie van jullie wil na het horen van deze positieve verhalen over het werken in bouwteamverband binnenkort ook met een bouwteam aan de slag?”.  -stilte-…. Ik ging op het puntje van mijn stoel zitten…. “Niemand?” Vroeg de charmante dame die het gesprek begeleidde. -niemand-

Dit was een bijzonder moment! Wat zorgt er voor dat, wanneer je werkt in bouwteamverband je enthousiast bent, maar dat er uiteindelijk zo weinig animo is om ook echt met een bouwteam aan de slag te gaan?  Is er dan niemand die het aandurft om aan te besteden met het touwtje uit de brievenbus? Er zijn wat mij betreft een drietal overwegingen die deze aarzeling van de zaal kunnen verklaren.

Zonder een aanleiding geen bouwteam

Wat uit beide presentaties naar voren komt is dat er blijkbaar een duidelijke aanleiding moet zijn om met een bouwteam aan de slag te gaan. Bij de ene gemeente was het min of meer het gevolg van een reorganisatie. Bij de andere gemeente was de aanleiding een medewerker die een duidelijke visie had en de vrijheid had gekregen om ook echt op een andere manier te gaan aanbesteden. Dus blijkbaar is er altijd een (organisatorische) aanleiding nodig om met een bouwteam aan de slag te gaan. Ik vraag me dan natuurlijk gelijk af. Hoezo kan dat niet zonder een aanleiding?

Een bouwteam verstoord de bedrijfsvoering

Binnen de lokale overheid gaat aanbesteden eigenlijk al jaren op dezelfde manier. De opdrachtgever maakt een werkbeschrijving en die wordt aan meerdere aannemers gestuurd voor een prijs aanvraag. Traditioneel krijgt de aannemer met de laagste prijs het werk. Een bouwteam verloopt anders en verstoord dat proces. Opeens gaat de aannemer een deel van de voorbereidende werkzaamheden uitvoeren. Hij zal vragen gaan stellen waar je in dit vroege stadium van het project nog niet direct antwoord op hebt. Zonder een bouwteam had je nog de tijd om dingen uit te zoeken. Nu moet je snel schakelen en dat is lastig als er ook nog andere  projecten zijn die je aandacht nodig hebben. Verder blijven het wel aannemers… “Waarom zou hij zich bij een bouwteam anders gaan gedragen dan bij de andere reguliere aanbestedingen? Nee, laten we het maar gewoon bij het oude houden, wel zo overzichtelijk”.

Hoe selecteer je een aannemer?

Iedere aannemer wil wel in bouwteamverband aan de slag, maar een echt praktische manier om die keuze te maken is er niet. Ja, 1 op 1 selecteren maar dat kan eigenlijk niet zonder van het aanbestedingsbeleid af te wijken. Een objectieve aannemers keuze kun je eigenlijk alleen maken met een “treintje” marktconsultatie, selectieleidraad, interviews en het scoren van aannemers. Dat is dus enorm ingewikkeld, tijdrovend en foutgevoelig  zeker als je dat niet regelmatig doet. Er is voor zo’n procedure over het algemeen helemaal geen tijd. Zeker als je weet dat er binnen gemeentelijke organisaties gewerkt wordt met uitvoeringsprogramma’s die de tijdsdruk alleen nog maar opvoert. De gemeenteraad stelt het programma, de budgetten en de periode waarin het geld besteed moet worden vast. Hiermee is dus ook het tijdslot waarin de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd vastgelegd. Het is in de praktijk al een hele tour om elk jaar deze investeringen op een ‘traditionele’ manier goed en op tijd uit te laten voeren. Laat staan dat je besluit dit op een innovatieve manier te gaan doen. Niet veel mensen zitten op een dergelijk onzeker bouwteamavontuur te wachten. Zeker als je weet dat het ook gewoon traditioneel voorbereid kan worden. Daar zijn ook risico’s aan verbonden maar die ken je en daar heb je veel meer ervaring mee.

Het lijkt er dus op dat het geen onwil is om niet met bouwteams aan de slag te gaan. Graag zelfs! Er komen niet voor niets 80 man bij elkaar om te luisteren naar dit verhaal. Maar het is goed je te realiseren dat overheden organisatorisch toch wat lastiger in elkaar te steken dan aan de buitenkant is te zien.

In de eerste zin van mijn verhaal heb ik het al aangegeven, ik ga het doen… Ik ga aanbesteden met het touwtje uit de brievenbus! En ja, dat is best spannend maar zooo gaaf als het lukt!

(wordt vervolgd…)

Voor het gebruik van de foto boven het stuk heb ik toestemming gekregen van de maker: Jo Haen-van Langen. Waarvoor dank!