De markt barst van de innovatieve ideeën hoe we ons werk beter en efficiënter kunnen organiseren. Maar ik heb de indruk dat we met elkaar niet veel verder komen en alleen maar verzanden in het steeds maar weer uitvoeren van pilots. Helaas blijft het daarbij en leiden die pilots niet tot de invoering van nieuwe materialen of uitvoeringstechnieken. Waarop blijft het dan hangen? Hoe kan het zijn dat een succesvolle innovatieve pilot niet leidt tot het aanpassen van werkprocessen en materiaalgebruik?

Waarom is innovatie lastig?

Vanuit een overheid standpunt is innovatie lastig. Het verstoort het projectproces: “We weten als overheid prima wat we willen hebben, dus dan vragen we dat zo uit.” Vaak komen nieuwe ideeën ook pas halverwege het project op duiken. Op een dergelijk moment de uitgangspunten aanpassen zorgt voor vertraging en ze kosten in de regel ook altijd extra geld. Aangezien een innovatie nieuw is, is op voorhand niet vast te stellen wat de meerwaarde is in de vorm van tijd en geld. Innovatie is dus een risico en risico’s moet je beheersen en dat doe je door innovatieve ideeën uit de weg te gaan.

Er speelt ook nog iets anders. Binnen de lokale overheid wordt gewerkt met een meerjarenbegroting. Per jaar uitgewerkt tot een gedetailleerd uitvoeringsprogramma. Het meerjarenprogramma met de daar aan gekoppelde begroting is door de Raad vastgesteld. Dus, per jaar weet men, wat-men-waar gaan doen en wat het maximaal mag kosten. De bewegingsvrijheid binnen het project is daardoor zeer beperkt en tijd om te experimenteren met innovatie is er niet. Uit ervaring weet ik dat het al aanpoten is om de werkzaamheden op een traditionele manier voor te bereiden en aan te besteden.

Een kat en muis spel

Een marktpartij wil zich ten opzichte van een concurrent kunnen onderscheiden. Dat gebeurt nu op basis van prijs en kwaliteit maar ook door net iets slimmer in te schrijven en/of door bewust meer risico te nemen. Inmiddels is het wel duidelijk dat de prijzen wel op het laagste niveau zitten en dat een kwaliteit die minder is dan 110% niet wordt geaccepteerd. Wat overblijft is risico nemen en hopen dat de relatie met de opdrachtgever niet te veel onder druk komt te staan. Dit is een proces van overleven en niet van innovatie.

Stel een marktpartij heeft wel een slim idee voor een nieuw en mogelijk beter product, dan loop je tegen de aanbestedingsregels aan. Een overheidsorganisatie kan wel een nieuw en uniek product voorschrijven maar dan uitsluitend met een afwijking op het aanbestedingsbeleid. Dit gaat dan onder de noemer van een pilot!

Eigenlijk zitten we gewoon in een vicieuze cirkel. Daar is wel uit te komen maar dat vraagt om vertrouwen om los te durven laten. Naar mijn idee is dat een stap die als eerste door de overheid genomen zal moeten worden.

Hoe nu verder?

Ruimte bieden aan innovaties binnen projecten vraagt om een spel tussen ‘loslaten’ en ‘specificeren’. Je moet als overheid wel beschrijven wat je wilt hebben maar je moet oppassen dat je het niet gaat voorschrijven. Het vraagt ook om een nieuwe vorm van samenwerken die veel meer gebaseerd is op onderling vertrouwen. Dus, ook al weet je als ervaringsdeskundige overheid precies wat de oplossing moet zijn… toch moet je ruim op tijd een marktpartij erbij betrekken. Hiermee zorg je er voor dat de oplossing wel gezamenlijk tot stand komt. Hiermee geef je de aannemer ook de ruimte om zijn verantwoordelijkheid nemen.

Vanuit het oogpunt van de lokale overheid kun je een project prima overeenkomstig het meerjarenprogramma voorbereiden. Stop er alle gemeentelijke kennis in die er is en besteed gewoon aan. Alleen bind een aannemer voor minstens twee jaar (of twee projecten) aan de organisatie! Niet alleen voor dat ene project voor dat jaar maar geef ook eenzelfde type project mee voor het jaar daarop. Hij weet dan wat de bedoeling is en kan daarin laten zien wat hij waard is. Hiermee maak je ook handig gebruik van het meerjarenprogramma en scheelt het een aanbesteding.

Zoek niet langer naar een aannemer op laagste prijs. Selecteer een aannemer op basis van van een plafondbedrag, kwaliteit & innovatie en de manier waarop een aannemer zijn verantwoordelijkheid wil nemen. Geef een aannemer de tijd om om na de aanbesteding zijn innovatie in het project te integreren, uiteraard afgestemd op de wensen en kennis binnen de overheidsorganisatie. Leer samen te werken….

Durf te bewegen. Als niemand beweegt verandert er nooit iets!