In de markt barst het van de innovatieve ideeën over hoe we ons werk beter en efficiënter kunnen organiseren. Toch lijken we als samenleving niet veel verder te komen en blijven we vastzitten in het uitvoeren van steeds weer nieuwe pilots. Helaas leiden deze pilots vaak niet tot de invoering van nieuwe materialen of uitvoeringstechnieken. Waar blijft het dan hangen en hoe kunnen we ervoor zorgen dat succesvolle innovatieve pilots wel leiden tot aanpassingen in werkprocessen en materiaalgebruik?

Waarom is innovatie zo lastig?

Vanuit het perspectief van de overheid is innovatie lastig omdat het het projectproces verstoort: “Als overheid weten we goed wat we willen hebben, dus vragen we dat gewoon op die manier aan.” Nieuwe ideeën komen vaak pas halverwege het project naar boven. Op dat moment de uitgangspunten aanpassen zorgt voor vertraging en kosten. Aangezien een innovatie nieuw is, is het van tevoren niet duidelijk wat de meerwaarde zal zijn in termen van tijd en geld. Innovatie is daarom een risico en risico’s moeten beheerst worden. Dat betekent dat innovatieve ideeën vaak worden vermeden.

Er speelt echter nog iets anders. De lokale overheid werkt met een meerjarenbegroting, die elk jaar gedetailleerd wordt uitgewerkt in een uitvoeringsprogramma. Het meerjarenprogramma en de bijbehorende begroting zijn vastgesteld door de Raad. Dit betekent dat per jaar duidelijk is wat er gaat gebeuren en wat het maximaal mag kosten. Dit laat weinig ruimte voor experimenten en innovatie. Uit ervaring weten we dat het al moeilijk genoeg is om werkzaamheden op een traditionele manier voor te bereiden en aan te besteden.

Hoe kan de overheid ruimte creëren voor innovatie?

Om innovatie te bevorderen, moet de overheid ruimte creëren in het projectproces. Dit kan worden bereikt door nieuwe ideeën al in een vroeg stadium te onderzoeken en op te nemen in het projectplan. Dit betekent dat er tijd en budget moet worden vrijgemaakt voor het verkennen van nieuwe mogelijkheden. Het is belangrijk om niet alleen te focussen op het beheersen van risico’s, maar ook op het identificeren en benutten van kansen.

Een andere manier om ruimte te creëren voor innovatie is door meer flexibiliteit in te bouwen in de meerjarenbegroting. Dit kan bijvoorbeeld door een apart budget te creëren voor innovatieprojecten. Op deze manier kunnen nieuwe ideeën worden onderzocht en geïmplementeerd zonder de traditionele werkzaamheden te verstoren.

Een kat-en-muisspel

Een speler op de markt wil zich kunnen onderscheiden van zijn concurrenten. Dit gebeurt momenteel op basis van prijs en kwaliteit, maar ook door iets slimmer in te schrijven en/of meer risico te nemen. De prijzen liggen echter al op het laagste niveau en kwaliteit onder de 110% wordt niet geaccepteerd. Wat blijft er dan over? Het nemen van risico’s en hopen dat de relatie met de opdrachtgever niet te veel onder druk komt te staan. Dit is een proces van overleven en niet van innovatie.

Stel dat deze speler een slim idee heeft voor een nieuw en mogelijk beter product, dan stuit hij op de aanbestedingsregels. Een overheidsorganisatie kan wel een nieuw en uniek product voorschrijven, maar alleen met een afwijking van het aanbestedingsbeleid. Dit wordt dan een pilot genoemd!

Het is duidelijk dat we ons in een vicieuze cirkel bevinden. Maar we kunnen eruit komen door vertrouwen te hebben en los te durven laten. Naar onze mening moet de overheid als eerste deze stap zetten.

Hoe nu verder?

Innovatie bieden binnen projecten vraagt om een spel tussen ‘loslaten’ en ‘specificeren’. De overheid moet beschrijven wat ze wil hebben, maar moet oppassen dat ze het niet voorschrijft. Het vraagt ook om een nieuwe vorm van samenwerken die veel meer gebaseerd is op onderling vertrouwen. Dus, ook al weet de overheid als ervaringsdeskundige precies wat de oplossing moet zijn, toch moet er tijdig een marktpartij bij betrokken worden. Zo kan de oplossing gezamenlijk tot stand komen en krijgt de aannemer de ruimte om zijn verantwoordelijkheid te nemen.

Vanuit het oogpunt van de lokale overheid kan een project prima overeenkomstig het meerjarenprogramma voorbereid worden. Alle gemeentelijke kennis kan erin gestopt worden en gewoon aanbesteed worden. Maar bind de aannemer voor minstens twee jaar (of twee projecten) aan de organisatie! Niet alleen voor dat ene project voor dat jaar, maar geef ook eenzelfde type project voor het volgende jaar. Zo weet hij wat er verwacht wordt en kan hij laten zien wat hij waard is. Dit maakt ook handig gebruik van het meerjarenprogramma en bespaart een aanbesteding.

Tot slot

Zoek niet langer naar een aannemer op basis van de laagste prijs. Selecteer een aannemer op basis van een plafondbedrag, kwaliteit en innovatie, en de manier waarop een aannemer zijn verantwoordelijkheid wil nemen. Geef de aannemer de tijd om na de aanbesteding zijn innovatie in het project te integreren, uiteraard afgestemd op de wensen en kennis binnen de overheidsorganisatie. Het belangrijk om innovatie te zien als een continu proces en niet als een eenmalige gebeurtenis. Door voortdurend te experimenteren en te verbeteren, kunnen we ons werk blijven verbeteren en efficiënter maken. Innovatie is daarom niet alleen een risico. 

Durft te bewegen. Als niemand beweegt, zal er nooit iets veranderen!